Cách gộp file Word thành 1 file nhanh chóng với vài thao tác

Gộp file Word là một công cụ hữu ích giúp bạn tối ưu hóa quá trình công việc và học tập. Nếu bạn chưa có kinh nghiệm trong việc thực hiện điều này, hãy theo dõi bài viết dưới đây, Chanh Tươi Review sẽ hướng dẫn bạn cách ghép 2 hoặc nhiều tệp Word trực tuyến thành một tệp duy nhất một cách đơn giản. Quá trình thực hiện sẽ thuận tiện cả trên điện thoại và máy tính. Hãy kiểm tra ngay thông tin chi tiết bên dưới!

Hướng dẫn gộp file Word 2019 trở lên

Để gộp nhiều file Word thành một trong Word 2019 trở lên, bạn có thể tuân theo các bước sau:

Bước 1: Chuẩn bị các file Word

Lưu ý rằng trước khi bắt đầu quá trình gộp, bạn cần chuyển tất cả các file Word mà bạn muốn gộp vào cùng một thư mục để thuận tiện trong quá trình thao tác.

Bước 2: Mở file Word và chọn Insert

Mở một file Word trống hoặc sử dụng file Word nào đó có nội dung đặt mặc định là nội dung đầu tiên trong file Word đó.

Trong giao diện Word, nhấn vào tab "Insert" như hình dưới đây.

Tiếp theo, chọn mục "Object" và sau đó chọn "Text from File."

Bước 3: Chọn và chèn các file Word

Một cửa sổ mới sẽ xuất hiện, hiển thị thư mục trên máy tính của bạn. Tại đây, lựa chọn những file Word mà bạn muốn gộp lại. Thứ tự của các file sẽ phản ánh thứ tự của chúng trong tài liệu cuối cùng.

Nhấn "Insert" để thêm các file đã chọn vào file Word hiện tại.

Bước 4: Kiểm tra kết quả

Sau khi thực hiện bước 3, bạn sẽ thấy các file Word đã được gộp chung thành một tài liệu. Để xem danh mục tài liệu, bạn có thể nhấn vào "Navigation Pane."

Lưu ý rằng quy trình này làm cho các file Word được chèn theo thứ tự bạn đã chọn. Bạn có thể chỉnh sửa thứ tự này bằng cách kéo và thả các phần văn bản trong tài liệu.

Với hướng dẫn trên, bạn sẽ dễ dàng gộp nhiều file Word thành một trong Microsoft Word 2019 trở lên.

Hướng dẫn gộp file Word online

Đôi khi, việc gộp nhiều file Word thành một có thể trở nên phức tạp, nhưng với công cụ trực tuyến, quy trình này trở nên đơn giản hơn. Dưới đây là hướng dẫn chi tiết để bạn có thể gộp các file Word một cách dễ dàng trực tuyến:

Bước 1: Truy cập Trang Web Gộp File  trong Word

Truy cập vào trang web theo đường link sau: https://products.aspose.app/words/merger và sau đó nhấn vào nút "Choose file" để tải lên tất cả các file Word mà bạn muốn ghép lại với nhau.

Bước 2: Chọn File và Định Dạng

Sau khi tải lên, bạn sẽ thấy một danh sách các tập tin Word mà bạn đã chọn. Chọn định dạng tập tin mong muốn cho file đầu ra. Sau đó, nhấn vào nút "Merge" để bắt đầu quá trình gộp file.

Bước 3: Tải Xuống File Gộp

Khi quá trình gộp file hoàn tất, trang web sẽ hiển thị một liên kết hoặc nút "Download". Bạn chỉ cần nhấn vào đó để tải xuống file Word đã được gộp về máy tính của mình.

Với các bước đơn giản như vậy, bạn có thể gộp nhiều file Word thành một một cách thuận tiện trực tuyến. Điều này giúp tiết kiệm thời gian và năng suất trong công việc của bạn.

Cách ghép các văn bản thành 1 file Word trong Word 2010, 2007, 2003…

Để thực hiện quá trình gộp file Word này một cách thuận tiện, người dùng nên đặt tất cả các file Word cần ghép vào cùng một thư mục trên máy tính.

Bước 1: Mở File Văn Bản Gốc và Chọn Vị Trí

Mở file văn bản gốc hoặc trang trắng Word nếu bạn không cần phân nội dung đầu cho văn bản.
Trong nội dung, chọn tab "Insert" và đặt trỏ chuột tại vị trí văn bản tiếp theo.

Bước 2: Chèn Văn Bản từ File

Trong vùng thiết lập Text, nhấn vào mục "Object" và chọn "Text from file..."

Một cửa sổ thư mục sẽ xuất hiện. Tại đây, giữ phím Ctrl và click chọn các file cần ghép hoặc chọn từng file một để đảm bảo thứ tự ghép đúng.
Nhấn "Insert" để thực hiện.

Bước 3: Kiểm Tra và Tùy Chỉnh

Ngay sau đó, bạn sẽ thấy nội dung của các file Word đã chọn được ghép vào cùng một file Word duy nhất.

Nếu bạn sử dụng Word 2003, click vào nút "Insert" sau đó chọn tiếp "File" để tìm file văn bản cần ghép.

Với những bước đơn giản này và tính năng có sẵn trong Word, bạn có thể ghép các file tài liệu Word thành một. Sau khi ghép xong, bạn có thể tùy chỉnh nội dung, font chữ, và thực hiện các chỉnh sửa khác theo yêu cầu của mình.

Cách ghép các văn bản thành 1 file Word trong Word 2016

Mặc dù hiện tại Microsoft Word hỗ trợ tính năng cộng tác nhiều người trên các tài liệu thông qua ứng dụng web hoặc gói Office 365, tuy nhiên, có những trường hợp khi bạn muốn kết hợp nhiều tài liệu Word với nhau.

Dù có thể bạn chỉ cần sao chép và dán nội dung từ một tài liệu sang tài liệu khác, nhưng phương pháp này không phải luôn là hiệu quả nhất để đạt được kết quả mong muốn. Rất may, Word 2016 cung cấp một số cách để hợp nhất nhiều tài liệu với nhau.

Trong trường hợp bạn có 2 phiên bản có chút khác biệt của cùng một tài liệu, việc xác định những thay đổi nhỏ giữa chúng có thể trở nên nhàm chán, nhưng không có gì là không khả thi.

Microsoft Word cung cấp một phương tiện để so sánh sự khác biệt giữa hai phiên bản và sau đó hợp nhất chúng thành một tệp duy nhất.

Cách so sánh hai phiên bản

Trước khi bạn quyết định hợp nhất hai file, quá trình so sánh là quan trọng để hiểu sự khác biệt giữa chúng. Dưới đây, Chanh Tươi Review sẽ hướng dẫn chi tiết cho bạn về cách thực hiện so sánh giữa hai phiên bản báo cáo của BBC News về một cuộc thăm dò sao Hỏa sử dụng Microsoft Word:

Dưới đây là bản gốc:

Và đây là phiên bản đã bị thay đổi một vài chỗ:

Để bắt đầu, hãy mở tài liệu gốc và đi đến Review > Compare > Compare. Nếu tùy chọn Compare Documents không khả dụng, tài liệu của bạn có thể được cài tính năng bảo vệ. Để bỏ tính năng này, hãy chuyển đến File > Info > Protect Document và xóa mọi hạn chế.

Trong cửa sổ mới, hãy điền vào ô Tài liệu Gốc một tệp và ô Tài liệu Đã Sửa Đổi với tệp đã được chỉnh sửa. Bạn cũng có thể thêm một nhãn tùy chỉnh để mô tả các thay đổi.

Word sẽ tự động mở một tài liệu mới. Các sửa đổi sẽ hiển thị trong một cột bên trái (1), các phần của tài liệu so sánh sẽ xuất hiện trong bảng điều khiển trung tâm (2), và hai bản gốc sẽ hiển thị trong cột bên phải (3). Bạn có thể ẩn tài liệu nguồn bằng cách điều chỉnh vào Compare > Show Source Documents > Hide Source Document.

Gộp file word - Hợp nhất nhiều phiên bản của cùng một tài liệu

Hợp nhất nhiều phiên bản của cùng một tài liệu là một quá trình phức tạp nhưng quan trọng khi bạn có nhiều phiên bản của một tài liệu và muốn tích hợp tất cả các thay đổi một cách có tổ chức. Dưới đây là cách thực hiện quá trình hợp nhất này trong Microsoft Word:

• Mở tài liệu gốc. Chọn Combine thay thế để bắt đầu quá trình hợp nhất.
• Chọn tài liệu đầu tiên mà bạn muốn hợp nhất và đặt nó vào trường Revised Document. Đặt nhãn cho tài liệu này để nhận biết.
• Chọn Review > Compare > Combine để tạo bản kết hợp.
  • Đặt file mới vào trường Original Version và thêm tài liệu tiếp theo vào trường Revised Version.
  • Lặp lại quy trình cho mỗi phiên bản, đảm bảo đặt nhãn duy nhất cho mỗi tài liệu đã sửa đổi.
• Khi quá trình hợp nhất đã hoàn tất, bạn sẽ có một tài liệu kết hợp hiển thị thay đổi của mỗi phiên bản với màu sắc khác nhau.
  Nhấp chuột phải vào từng thay đổi và chọn Accept hoặc Reject để quyết định thay đổi nào bạn muốn giữ lại hoặc loại bỏ.

Sau khi hoàn tất quá trình hợp nhất và chấp nhận hoặc loại bỏ tất cả các thay đổi, lưu tài liệu cuối cùng theo cách thông thường.
Quá trình này giúp bạn giữ được sự tổ chức trong việc hợp nhất nhiều phiên bản và quản lý mọi thay đổi một cách hiệu quả, đồng thời đảm bảo rằng bạn sẽ có một tài liệu cuối cùng phản ánh đầy đủ sự thay đổi từ tất cả các phiên bản của tài liệu gốc.

Cách hợp nhất hai phiên bản

Cách hợp nhất hai phiên bản là một quá trình quan trọng trong quản lý sửa đổi văn bản, giúp người dùng tổ chức và tích hợp các thay đổi từ hai nguồn khác nhau thành một tài liệu cuối cùng. Có hai lựa chọn chính để thực hiện quá trình hợp nhất này.

1. Thao tác thủ công:

• Phương pháp này yêu cầu người dùng tự kiểm soát và chỉnh sửa từng thay đổi một cách thủ công.
• Tài liệu sẽ hiển thị các thay đổi mới được đánh dấu bằng gạch dưới, và các phần bị xóa sẽ được đánh dấu bằng dấu gạch ngang.
• Phù hợp với các tài liệu ngắn, nhưng có thể không hiệu quả khi làm việc trên các tài liệu dài với nhiều thay đổi.

2. Hợp nhất thông qua danh sách sửa đổi:

• Phương pháp này sử dụng danh sách sửa đổi ở cột bên trái để quản lý và áp dụng các thay đổi.
• Người dùng có thể nhấp chuột phải vào từng thay đổi và chọn "Accept" để chấp nhận hoặc "Reject" để loại bỏ.
• Có thể chọn văn bản cụ thể trong mỗi bản sửa đổi để áp dụng các thay đổi mong muốn.
• Số lượng bản sửa đổi được hiển thị và cập nhật tự động khi người dùng chấp nhận hoặc loại bỏ thay đổi.
• Hợp nhất thông qua danh sách sửa đổi là phương pháp hiệu quả đặc biệt khi làm việc trên các tài liệu dài.

Quá trình này giúp người dùng kiểm soát quá trình hợp nhất và đảm bảo rằng tất cả các thay đổi được tích hợp một cách có tổ chức, đồng thời giữ lại quyền quản lý lựa chọn của họ đối với từng phần của văn bản. Sau khi hợp nhất xong, người dùng có thể lưu tài liệu cuối cùng theo cách thông thường.

Hợp nhất nhận xét, định dạng và nhiều thứ khác

Hợp nhất nhận xét, định dạng và nhiều thứ khác trong quá trình so sánh và kết hợp tài liệu trở nên dễ dàng hơn trong Microsoft Word, với khả năng tùy chỉnh nhiều tùy chọn. Dưới đây là cách thực hiện quá trình này:

• Mở tài liệu gốc và điều hướng đến Review > Compare > Compare. Nhấp vào nút More >> để mở danh sách các tùy chọn phong phú.
• Trong danh sách các tùy chọn, bạn sẽ thấy các mục như nhận xét, định dạng, header, footer, và nhiều tùy chọn khác. Chọn các tùy chọn mà bạn muốn hợp nhất, ví dụ như "Comments" để giữ lại nhận xét, hoặc "Formatting" để giữ lại định dạng.
• Sau khi bạn đã chọn các tùy chọn mong muốn, nhấp vào nút OK để xác nhận và áp dụng các tùy chọn đó vào quá trình so sánh và hợp nhất.
• Tiếp theo, bạn có thể tiếp tục nhấp chuột phải vào từng thay đổi và chọn Accept hoặc Reject, giống như trong quá trình hợp nhất thông thường. Các tùy chọn mà bạn đã chọn trước đó (như nhận xét, định dạng) sẽ được áp dụng tương ứng.
• Sau khi hoàn tất quá trình hợp nhất và chấp nhận hoặc từ chối thay đổi, lưu tài liệu cuối cùng theo cách thông thường.

Quá trình này giúp bạn không chỉ giữ lại văn bản mà còn bảo toàn các yếu tố khác như nhận xét, định dạng, header, footer, mang lại sự linh hoạt và hiệu suất khi hợp nhất các phiên bản của cùng một tài liệu.

Hợp nhất văn bản của nhiều tài liệu khác nhau

Hợp nhất văn bản từ nhiều tài liệu khác nhau là một quá trình quan trọng trong việc tổng hợp thông tin và tạo ra một văn bản hoàn chỉnh. Dưới đây là mô tả cụ thể về cách thực hiện quá trình này bằng cách sử dụng các công cụ tích hợp của Word:

• Mở file mà bạn muốn thêm các tài liệu khác vào. Chọn Insert > Object > Text from File.
  Tìm và chọn tài liệu bạn muốn hợp nhất vào tài liệu hiện tại. Văn bản sẽ được chèn vào vị trí mà con trỏ đang đặt. Đảm bảo văn bản được đặt ở vị trí mong muốn trước khi tiếp tục.
• Word sẽ duy trì tất cả các định dạng của tài liệu gốc, giúp bảo toàn cấu trúc và hiển thị chính xác. Bạn có thể sửa đổi vị trí và định dạng nếu cần thiết để đảm bảo tính thẩm mỹ của văn bản.
• Lặp lại các bước trên cho mỗi tài liệu bạn muốn thêm vào. Lưu tài liệu khi bạn đã hoàn tất quá trình hợp nhất.

Ví dụ minh họa dưới đây mô tả cách hợp nhất bài báo về cuộc thăm dò sao Hỏa từ BBC với phiên bản từ Space.com. Trong ví dụ này, tác giả đã sử dụng màu sắc và phông chữ khác nhau để làm nổi bật sự khác biệt giữa hai nguồn tin:

Quá trình này giúp tạo ra một văn bản tổng hợp, kết hợp thông tin từ nhiều nguồn khác nhau một cách hiệu quả và giữ nguyên định dạng của từng tài liệu gốc.

Thủ thuật ghép file Word là gì? Lợi ích như thế nào?

Ghép file Word là gì?

Thủ thuật ghép file Word đề cập đến quá trình kết hợp nhiều tài liệu và nội dung quan trọng từ các tệp Word khác nhau thành một tài liệu Word duy nhất. Mục tiêu chính là tạo ra một tài liệu tổng hợp, thay vì phải quản lý nhiều tệp riêng lẻ.

Tại sao cần ghép file Word?

Trong quá trình biên tập và soạn thảo tài liệu cơ bản bằng Microsoft Word, việc ghép file được coi là một công cụ quan trọng. Hành động này đóng vai trò quan trọng trong việc đảm bảo tính toàn vẹn của văn bản cuối cùng. Tuy nhiên, ít người nhận thức đầy đủ về tầm quan trọng của tính năng này. Dưới đây là những lợi ích mà việc hợp nhất file mang lại.

1. Dễ dàng in và chia sẻ:

• Giải quyết tình trạng thiếu sót thông tin khi in từng tệp riêng lẻ.
• Tiết kiệm thời gian và chi phí in ấn khi ghép chúng lại thành một tài liệu.
• Tài liệu in ấn trong một file giúp quản lý thông tin hiệu quả và tạo ấn tượng chuyên nghiệp.

2. Tiết kiệm thời gian và công sức:

• Loại bỏ quá trình thao tác trên từng tài liệu riêng lẻ.
• Hợp nhất thông tin từ nhiều nguồn để tạo ra tài liệu hoàn chỉnh.
• Giúp người dùng dễ dàng thực hiện các nhiệm vụ khác mà không mất quá nhiều công sức.

3. Đảm bảo tính thống nhất của tài liệu:

• Kiểm soát định dạng, kiểu chữ và màu sắc của tài liệu một cách thống nhất.
• Loại bỏ định dạng không cần thiết để giữ cho tài liệu có giao diện đồng nhất.
• Sắp xếp lại cấu trúc của tài liệu để trình bày thông tin một cách logic và dễ hiểu.

4. Kiểm tra sai sót và chỉnh sửa lỗi:

• Phát hiện và sửa lỗi trùng lặp thông tin khi ghép nhiều file lại với nhau.
• Dễ dàng xem xét và chỉnh sửa tài liệu để đảm bảo đầy đủ và chính xác.
• Ngăn chặn việc tạo ra tệp tài liệu không chuyên nghiệp thông qua việc kiểm tra lỗi và thiếu sót.

Lưu ý khi thực hiện gộp file word

Khi bạn tiến hành hợp nhất file, có một số điều quan trọng mà bạn cần xem xét để đảm bảo quá trình diễn ra một cách hiệu quả và tạo ra một tài liệu cuối cùng có chất lượng tốt nhất. Dưới đây là một số mẹo thủ thuật công nghệ quan trọng:

Luôn sao lưu bản gốc:

Trong quá trình hợp nhất tài liệu, có thể xuất hiện các lỗi không mong muốn do phần mềm, hệ thống hoặc sai sót từ người sử dụng. Để đảm bảo tính vẹn tròn của tài liệu, việc sao lưu các file gốc là rất quan trọng. Điều này giúp bạn có thể khôi phục lại dữ liệu gốc và bắt đầu lại quá trình hợp nhất nếu cần thiết.

Ngoài ra, tài liệu gốc cũng là một bản tham chiếu quan trọng để so sánh và sửa lỗi sau khi hoàn tất quá trình hợp nhất.

Kiểm tra lại tài liệu cuối cùng:

Tính chính xác của tài liệu là yếu tố quan trọng, đặc biệt là khi bạn cần gửi tài liệu cho khách hàng hoặc giáo viên. Trước khi gửi đi, hãy kiểm tra kỹ tài liệu cuối cùng để đảm bảo rằng mọi thông tin và định dạng đều chính xác.

Hãy chú ý đến định dạng và lỗi chính tả trong tài liệu. Trong quá trình hợp nhất, có thể xuất hiện vấn đề với định dạng giữa các tệp, gây ra sự không đồng nhất. Kiểm tra cẩn thận để tránh vấn đề này và đảm bảo rằng tài liệu không chỉ chính xác mà còn thẩm mỹ.

Xem thêm:

• Hướng dẫn chi tiết cách lưu file word bằng vài bước đơn giản
• Cách chuyển PDF sang Word trên máy tính không lỗi font

Kết luận

Trên đây, Chanh Tươi Review đã hướng dẫn bạn các cách đơn giản nhất để gộp các file trong Word. Hy vọng rằng qua bài viết trên đây, bạn đã có thể tự mình gộp File Word nhanh chóng để phụ vụ cho công việc của mình rồi nhé! Chúc bạn thành công!