Hướng dẫn chi tiết cách lưu file word bằng vài bước đơn giản

Có nhiều người vẫn chưa tìm hiểu được cách lưu file Word để bảo quản trong các thư mục quan trọng trên máy tính. Bài viết dưới đây, Chanh Tươi Review sẽ hướng dẫn chi tiết các bước để thực hiện việc này, giúp bạn lưu trữ tệp Word một cách dễ dàng và nhanh chóng nhất. Hãy cùng khám phá bài viết ngay nhé!

Lợi ích khi lưu file trong Word

Lưu file trong Word mang lại nhiều lợi ích quan trọng cho người sử dụng. Chúng ta có thể nhìn thấy một số mục đích chính của việc lưu lại file Word dưới đây:

• Khi làm việc trên Word, việc lưu file định kỳ là cực kỳ quan trọng để đảm bảo an toàn cho dữ liệu. Trong trường hợp máy tính gặp sự cố hoặc tắt đột ngột mà không lưu lại, việc lưu file giúp tránh mất mát công việc đã thực hiện.
• Việc lưu file vào thư mục trên máy tính giúp dễ dàng truy cập và chỉnh sửa lại nó sau này. Bạn có thể mở file trên bất kỳ máy tính nào cài đặt Word, tiếp tục công việc từ vị trí bạn đã dừng lại.
• Lưu file Word cho phép bạn chia sẻ nó một cách thuận tiện với người khác. Họ có thể xem và chỉnh sửa nội dung một cách dễ dàng, tạo điều kiện thuận lợi cho việc làm nhóm và phối hợp.
• Word cung cấp các công cụ tìm kiếm và sắp xếp, giúp bạn nhanh chóng định vị và tổ chức lại các phần của văn bản. Điều này làm cho quá trình chỉnh sửa và tổ chức dữ liệu trở nên hiệu quả hơn.
• Lưu file Word là cách tốt để tạo bản sao lưu của công việc. Bạn có thể lưu file với tên khác hoặc sử dụng tính năng "Lưu dưới dạng" để tạo bản sao lưu. Điều này hữu ích khi bạn muốn giữ lại phiên bản trước đó hoặc khôi phục lại dữ liệu sau khi đã chỉnh sửa.
• Bạn có thể lưu văn bản dưới nhiều định dạng khác nhau như DOC, DOCX, PDF, và nhiều định dạng khác. Điều này tạo linh hoạt cho việc chia sẻ và sử dụng văn bản trên các nền tảng và thiết bị khác nhau.
• Word cho phép bạn tùy chỉnh các thiết lập lưu trữ theo nhu cầu cụ thể của bạn. Bạn có thể lưu file theo định dạng trước đó, cài đặt mật khẩu bảo vệ, và thậm chí nén file để tiết kiệm không gian lưu trữ.

Có thể thấy, việc lưu file trong Word không chỉ đảm bảo an toàn cho dữ liệu mà còn mang lại sự thuận tiện và linh hoạt trong quá trình làm việc và chia sẻ thông tin.

Hướng dẫn cách lưu file Word cực đơn giản 

1. Cách lưu nhanh file Word bằng lệnh Save 

Bước 1: Trong tài liệu Word bạn đang soạn thảo, hãy di chuyển chuột đến biểu tượng Save ở góc trên bên trái.

Bước 2: Một danh sách lựa chọn về vị trí lưu file sẽ hiện ra. Nếu bạn sử dụng Word 2010, 2007, 2003, bạn có thể bỏ qua bước này và chuyển ngay sang bước 3. Còn đối với các phiên bản khác, nhấp vào "Browse."

Trong danh sách lựa chọn, bạn có thể:

• Recent Documents: Mở văn bản đã sử dụng gần đây nhất.
• OneDrive: Mở văn bản từ OneDrive.
• This PC: Mở văn bản từ thư mục hiển thị trong Word.
• Add a Place: Mở văn bản tại một nơi bạn lựa chọn.
• Browse: Mở thư mục trên máy tính.

Bước 3: Trong hộp thoại hiện ra, chọn vị trí lưu và đặt tên cho file Word ở phần "File name."

Bước 4: Chọn kiểu thư mục mà bạn muốn lưu ở phần "Save as type."

Bước 5: Nhấn "OK" để lưu file Word của bạn.

Chú ý: Nếu tên file Word của bạn đã được đặt trước đó, bạn chỉ cần nhấp vào biểu tượng Save ở góc trên cùng bên trái.

Với cách này, bạn có thể nhanh chóng lưu văn bản của mình và quản lý vị trí lưu một cách dễ dàng.

2. Hướng dẫn lưu file văn bản trong Word bằng Save As

Để thực hiện Lưu Văn Bản Trong Word Bằng Save As bạn hãy lần lượt làm theo các bước như sau:

Ưu điểm: Đơn giản, dễ thực hiện, có thể đổi lại tên khác cho file Word.

Nhược điểm: Có nhiều bước gây tốn thời gian.

Bước 1: Trong tài liệu Word bạn đang soạn thảo, hãy chọn thẻ "File."

Bước 2: Chọn mục "Save As."

Bước 3: Một danh sách lựa chọn về vị trí lưu file sẽ hiện ra. Nếu bạn sử dụng Word 2010, 2007, 2003, bạn có thể bỏ qua bước này và chuyển ngay sang bước 4. Còn đối với các phiên bản khác, nhấp vào "Browse."

Trong danh sách lựa chọn, bạn có thể:

• Recent Documents: Mở văn bản đã sử dụng gần đây nhất.
• OneDrive: Mở văn bản từ OneDrive.
• This PC: Mở văn bản từ thư mục hiển thị trong Word.
• Add a Place: Mở văn bản tại một nơi bạn lựa chọn.
• Browse: Mở thư mục trên máy tính.

Bước 4: Trong hộp thoại hiện ra, chọn vị trí lưu và đặt tên cho file Word ở phần "File name."

Bước 5: Chọn kiểu thư mục mà bạn muốn lưu ở phần "Save as type."

Bước 6: Nhấn "OK" để lưu file Word của bạn.

Với cách này, bạn có thể linh hoạt đặt tên và chọn vị trí lưu file một cách thuận tiện, tuy nhiên, cần lưu ý đến số lượng bước để thực hiện.

3. Cách lưu file Word bằng phím tắt thuận tiện 

Cách Lưu Văn Bản Trong Word Bằng Phím Tắt

Ưu điểm: Nhanh chóng, đơn giản, tiết kiệm thời gian.

Nhược điểm: Không thể đổi lại tên cho file Word đã lưu (Nếu muốn đổi lại tên, hãy theo dõi tiếp bài viết).

Bước 1: Trong tài liệu Word bạn đang soạn thảo, hãy nhấn tổ hợp phím Ctrl + S.

Bước 2: Một danh sách lựa chọn về vị trí lưu file sẽ hiện ra. Nếu bạn sử dụng Word 2010, 2007, 2003, bạn có thể bỏ qua bước này và chuyển ngay sang bước 3. Còn đối với các phiên bản khác, nhấp vào "Browse."

Trong danh sách lựa chọn, bạn có thể:

• Recent Documents: Mở văn bản đã sử dụng gần đây nhất.
• OneDrive: Mở văn bản từ OneDrive.
• This PC: Mở văn bản từ thư mục hiển thị trong Word.
• Add a Place: Mở văn bản tại một nơi bạn lựa chọn.
• Browse: Mở thư mục trên máy tính.

Bước 3: Trong hộp thoại hiện ra, chọn vị trí lưu và đặt tên cho file Word ở phần "File name."

Bước 4: Chọn kiểu thư mục mà bạn muốn lưu ở phần "Save as type."

Bước 5: Nhấn "OK" để lưu file Word của bạn.

Chú ý: Nếu tên file Word của bạn đã được đặt trước đó, bạn chỉ cần nhấp vào biểu tượng Save ở góc trên cùng bên trái.

Với cách này, bạn có thể nhanh chóng lưu văn bản và tiết kiệm thời gian sử dụng phím tắt Ctrl + S. Tuy nhiên, lưu ý rằng không thể đổi tên file ngay từ bước này.

Hướng dẫn cách mở file Word đã lưu

Khi bạn đã lưu các file Word, bạn có thể dễ dàng mở chúng bằng cách sử dụng cách sau đây. Cách này áp dụng được cho tất cả các phiên bản Word hiện nay và cả trên hệ điều hành MacOS.

Cách mở file Word đã lưu bằng lệnh có sẵn

Để thực hiện cách mở File Word đã lưu bằng lệnh có sẵn, bạn hãy lần lượt làm theo các bước như sau:

Bước 1: Mở một file Word mới và chọn thẻ “File.”

Bước 2: Chọn mục "Open" và thực hiện tìm kiếm file Word trong danh sách bên phải.

Hoặc bạn cũng có thể thực hiện tìm kiếm nâng cao theo tên file Word đã lưu như sau:

Bước 3: Chọn "Browse."

Bước 4: Trong hộp thoại hiện ra, nhập tên file mà bạn muốn tìm vào ô "Search."

Bước 5: Nhấp vào file Word đã tìm được và nhấn "Open" để mở file.

Với cách này, bạn có thể dễ dàng tìm kiếm và mở các file Word đã lưu, giúp quản lý văn bản của bạn một cách thuận tiện và linh hoạt.

Mở file Word đã lưu nhanh với phím tắt 

Để thực hiện cách mở 1 file word đã lưu nhanh bằng phím tắt bạn cần lần lượt làm theo các bước như sau:

Bước 1: Mở một file Word mới và nhấn tổ hợp phím Ctrl + O.

Bước 2: Chọn mục "Open" và thực hiện tìm kiếm file Word trong danh sách bên phải.

Hoặc bạn cũng có thể thực hiện tìm kiếm nâng cao theo tên file Word đã lưu như sau:

Bước 3: Chọn "Browse."

Bước 4: Trong hộp thoại hiện ra, nhập tên file mà bạn muốn tìm vào ô "Search."

Bước 5: Nhấp vào file Word đã tìm được và nhấn "Open" để mở file.

Với cách này, việc mở file Word đã lưu trở nên nhanh chóng và thuận tiện hơn bằng cách sử dụng phím tắt Ctrl + O. Bạn có thể linh hoạt tìm kiếm và mở các văn bản đã lưu trữ một cách hiệu quả.

Cách đổi tên cho file Word đã được lưu

Cách này giúp bạn dễ dàng đổi tên file Word đã lưu mà không làm ảnh hưởng đến dữ liệu bên trong file đó. Cách này áp dụng cho tất cả các phiên bản Word hiện nay và cả trên hệ điều hành MacOS.

Bước 1: Mở file Word đã được lưu theo cách trước đó và chọn thẻ "File."

Bước 2: Chọn "Save As" > Chọn vị trí lưu file.

Lưu ý: Chỉ sử dụng "Save As", nếu bạn chọn "Save" thì văn bản sẽ được lưu lại với tên file cũ và bạn không thể thực hiện đổi tên cho file Word đó.

Bước 3: Trong phần "File name," xóa hết tên file cũ > Đặt lại tên file mới mà bạn muốn > Nhấn "Save" để hoàn tất quá trình đổi tên file Word.

Với cách này, bạn có thể linh hoạt thay đổi tên file Word đã lưu một cách đơn giản và an toàn. Điều này giúp bạn quản lý văn bản của mình một cách tiện lợi và linh hoạt.

Xem thêm:

Cách chuyển PDF sang Word trên máy tính không lỗi font
Hướng dẫn chi tiết cách tạo mục lục trong word 2010/2013/2016/2019 dễ dàng nhất

Kết luận

Hiểu cách lưu nhanh file Word sẽ giúp bạn dễ dàng đặt vào thư mục mong muốn, từ đó tiết kiệm thời gian trong công việc hàng ngày. Bạn cũng có thể chia sẻ tài liệu của mình qua nhiều định dạng và phương thức khác nhau. Hy vọng với những gợi ý từ Chanh Tươi Review đã giúp bạn đọc biết được các cách lưu file word nhanh chóng nhất rồi nhé! Chúc bạn thành công!