Chi tiết cách chia cột trong Word nhanh, đơn giản 2024

Chia cột trong Word là một tính năng hữu ích cho những ai muốn tạo ra những trang văn bản đẹp mắt và chuyên nghiệp. Bằng cách chia cột, bạn có thể sắp xếp nội dung theo nhiều cách khác nhau, tùy thuộc vào mục đích và ý tưởng của bạn. Trong bài viết này, Chanh Tươi Review sẽ hướng dẫn bạn chi tiết cách chia cột nhanh, đơn giản nhất. Hãy cùng theo dõi nhé!

Lợi ích của việc chia cột trong Word

Việc chia cột trong Microsoft Word mang lại nhiều lợi ích cho việc thiết kế và trình bày tài liệu. Dưới đây là một số lợi ích quan trọng:

• Bố cục linh hoạt: Chia cột giúp tạo ra bố cục tài liệu linh hoạt và thuận tiện hơn. Bạn có thể chia một trang thành nhiều cột để sắp xếp nội dung một cách hiệu quả.
• Tạo điểm nhấn: Sử dụng cột để làm nổi bật hoặc tạo điểm nhấn cho một phần nào đó của tài liệu. Điều này giúp làm nổi bật thông tin quan trọng và thu hút sự chú ý của độc giả.
• Hiển thị thông tin đa dạng: Chia cột là một cách tốt để hiển thị thông tin theo nhiều cột, giúp tối ưu hóa không gian và giữ cho trang đẹp mắt và dễ đọc.
• Chia cột trong văn bản hỗn hợp: Nếu bạn có sự kết hợp của văn bản và hình ảnh, chia cột giúp tạo ra bố cục hài hòa giữa các phần khác nhau của tài liệu.
• In ấn dễ dàng: Các tùy chọn chia cột giúp bạn tạo ra trang in dễ đọc và hấp dẫn hơn. Điều này quan trọng khi bạn muốn tài liệu của mình xuất hiện chuyên nghiệp khi in ấn.
• Dễ dàng thay đổi bố cục: Chia cột giúp bạn dễ dàng thay đổi bố cục của tài liệu mà không làm ảnh hưởng đến toàn bộ trang, giúp quản lý và chỉnh sửa tài liệu một cách thuận tiện.

Hướng dẫn chi tiết các cách chia cột trong Word

1. Cách chia cột với một trang trống 

Đối với phần lớn người sử dụng, khi muốn chia cột, họ thường nhập đầy đủ nội dung trước khi thực hiện lệnh chia cột. Tuy nhiên, bạn cũng có thể chia cột một cách dễ dàng trên một trang trống và sau đó nhập nội dung vào các cột theo ý muốn.

Bước 1: Trên thanh công cụ ribbon, bạn truy cập tab Layout, sau đó nhấn nút Columns trong nhóm tính năng Page Setup.

Bước 2: Từ menu Columns, chọn một trong các tùy chọn Two, Three, Left hoặc Right tùy thuộc vào nhu cầu của bạn. Ngay lập tức, trang trống của Word sẽ tự động được chia thành số cột mà bạn đã chọn.

Bước 3: Giờ đây, khi bạn nhập nội dung vào trang tài liệu, bạn sẽ thấy nội dung tự động ngắt ở giữa trang và chuyển sang dòng tiếp theo.

Nếu bạn muốn tạo một số văn bản ngẫu nhiên để kiểm tra xem cách chia cột trong Word có hoạt động như bạn mong đợi không, chỉ cần nhập hàm =rand(12,3) và nhấn Enter. Ngay lập tức, Word sẽ tạo ra văn bản ngẫu nhiên gồm 12 đoạn, mỗi đoạn có 3 câu.

2. Cách chia cột với kích thước đều nhau

Một cách nhanh chóng để chia cột với kích thước đồng đều là sử dụng tùy chọn Columns trong tab Layout.

Bước 1: Mở tài liệu Word mà bạn muốn chia cột. Sau đó, chọn toàn bộ nội dung văn bản cần chia cột bằng cách "bôi đen".

Bước 2: Truy cập thẻ Layout trên thanh công cụ ribbon, sau đó nhấn nút Columns thuộc nhóm tính năng Page Setup.

Bước 3: Từ menu Columns, tùy thuộc vào nhu cầu của bạn, chọn kiểu chia cột phù hợp với nội dung tài liệu:

• Two: Lựa chọn này sẽ ngay lập tức chia thành hai cột với kích thước đồng đều.
• Three: Lựa chọn này sẽ ngay lập tức chia thành ba cột với kích thước đồng đều.

Như ví dụ mình chia thành 2 cột thì sẽ được như thế này:

3. Cách chia cột trong Word không đều nhau

Nếu bạn muốn chia văn bản trong Word thành hai cột hoặc ba cột với kích thước không đồng đều, bạn có thể thực hiện các bước sau:

Bước 1: Mở tài liệu Word mà bạn muốn thực hiện chia cột. Sau đó, "bôi đen" để chọn toàn bộ nội dung văn bản cần chia cột.

Bước 2: Truy cập thẻ Layout trên thanh công cụ ribbon, sau đó nhấp vào nút Columns thuộc nhóm tính năng Page Setup.

Bước 3: Từ menu Columns, chọn kiểu chia cột phù hợp với nội dung tài liệu của bạn, bao gồm:

• Left: Sẽ ngay lập tức chia cột thành hai cột, trong đó cột bên trái có kích thước hẹp hơn so với cột bên phải.
• Right: Ngược lại với lựa chọn Left, lựa chọn này sẽ chia văn bản trong Word thành hai cột, trong đó cột bên phải có kích thước hẹp hơn so với cột bên trái.

Nhớ rằng, việc chia cột này giúp tạo ra bố cục tài liệu đặc biệt và linh hoạt theo ý muốn của bạn.

4. Cách chia thành nhiều cột

Nếu việc chia thành hai cột trong Word không đáp ứng đúng nhu cầu của bạn, bạn cũng có thể tạo ba cột hoặc thậm chí nhiều cột hơn trong tài liệu Word của mình. Hãy làm theo hướng dẫn dưới đây để biết cách chia cột trong Word thành ba cột hoặc nhiều hơn.

Bước 1: Mở tài liệu Word mà bạn muốn chia thành ba cột hoặc nhiều hơn. Sau đó, "bôi đen" để chọn toàn bộ nội dung của văn bản bạn muốn chia cột.

Bước 2: Truy cập thẻ "Layout" trên thanh công cụ ribbon, sau đó nhấp vào nút "Column" thuộc nhóm tính năng Page Setup

Bước 3: Từ menu "Column" xổ xuống, chọn tùy chọn "More Columns".

Bước 4: Trong hộp thoại "Columns" hiển thị, nhấp vào mũi tên tại mục "Number of columns “ để nhập số cột bạn muốn chia. Những thay đổi tại đây sẽ ngay lập tức được thể hiện trong khung ”Preview" để bạn có cái nhìn trước về kết quả chia cột sẽ như thế nào khi hoàn thành.

Bước 5: Nhấp nút "OK" để đóng hộp thoại Column và bây giờ tài liệu của bạn sẽ được chia cột theo cài đặt bạn đã chọn.

5. Hướng dẫn chỉnh kích thước và khoảng cách các cột

Sau khi đã chia cột văn bản và muốn điều chỉnh kích thước cũng như khoảng cách giữa chúng, bạn có thể thực hiện như sau:

Bước 1: Di chuyển con trỏ soạn thảo đến phần văn bản bạn muốn điều chỉnh > Chọn thẻ Layout > Chọn Columns > Chọn More Columns.

Bước 2: Hộp thoại Columns sẽ xuất hiện. Bạn thực hiện điều chỉnh các thông số theo mong muốn.

- Number of columns: Số cột bạn muốn chia.

- Width and spacing: Chỉnh kích thước từng cột (Width) và khoảng cách giữa các cột (Spacing).

- Apply to:

+ Selected Text: Áp dụng phần văn bản kể từ con trỏ soạn thảo trở về sau.

+ Whole document: Áp dụng toàn bộ văn bản.

Phần Preview cho phép bạn xem trước các cài đặt.

Sau khi đã thiết lập, nhấn OK để hoàn tất.

6. Cách thêm đường giữa trong Word

Bước 1: Di chuyển con trỏ soạn thảo đến vị trí trong văn bản mà bạn muốn thêm đường kẻ giữa các cột. Sau đó, nhấp vào thẻ Layout và chọn Columns, tiếp theo là More Columns.

Bước 2: Trong hộp thoại Columns, tích vào ô Line between và nhấp chọn OK.

7. Cách chia cột trong Word bằng cách tạo bảng

Dưới đây là cách chia văn bản trong Word bằng việc tạo bảng với các cột khác nhau:

Bước 1: Mở tài liệu trên máy tính và chọn tab Insert trên thanh công cụ, sau đó nhấn vào Table trong mục Tables.

Bước 2: Chọn loại bảng bạn muốn tạo. Ví dụ, nếu bạn muốn có 2 cột văn bản, hãy chọn bảng 2 cột và 1 hàng (2x1 Table).

Bước 3: Một bảng mới sẽ được tạo trong tài liệu của bạn. Chuột phải vào dấu cộng ở góc trái của bảng và chọn Table Properties…

Bước 4: Trong cửa sổ hiện ra, chọn tab Row, bỏ chọn Specify height và đánh dấu vào Allow row to break across pages.

Bước 5: Thay đổi độ rộng của các cột theo ý muốn. Chọn bảng, chuột phải vào dấu cộng ở góc trên bên trái và chọn Auto Fit > Fixed Column Width.

Bước 6: Nếu bạn không muốn có đường viền cho bảng, chọn bảng và nhấn vào tab Design > Borders > No Border. Thẻ Design cung cấp nhiều tùy chọn khác nhau như thay đổi chiều dày đường viền, tô màu nền cho cột, làm mờ hoặc hiển thị một phần đường viền.

8. Cách chia cột bằng cách chèn hộp văn bản được liên kết

Cách chia cột trong Word bằng việc thêm hộp văn bản liên kết là một tính năng ít người dùng biết đến. Thực tế, tính năng này tạo ra các hộp văn bản trong Word, cho phép bạn nhập nội dung tài liệu vào các hộp này giống như cách chia cột thông thường. Dưới đây là cách thực hiện:

Bước 1: Mở một tài liệu mới trên máy tính của bạn. Sau đó, chọn tab Insert > Blank Page để thêm một trang mới.

Bước 2: Quay lại trang đầu tiên và chọn Text Box > Draw Text Box trong tab Insert.

Bước 3: Vẽ hai hộp văn bản trên trang đầu tiên, một ở bên trái và một ở bên phải. Đặt tên cho hai hộp này là A1 và B1.

Bước 4: Lặp lại bước 2 để thêm một trang mới, chẳng hạn là trang 3, để có thể thêm trang mà không ảnh hưởng đến liên kết giữa các hộp văn bản.

Bước 5: Trên trang 2, sử dụng Draw Text Box để vẽ thêm hai hộp văn bản khác. Đặt tên cho chúng là A2 và B2.

Bước 6: Đảm bảo rằng tất cả các hộp văn bản đều trống. Chọn một hộp văn bản và nhấn nút Create Link trong tab Format.

Để loại bỏ viền trên hộp văn bản, chuột phải vào viền và chọn Format Shape. Chọn No line trong mục Line và nhấn nút Close để đóng cửa sổ Format Shape.

9. Hướng dẫn xóa cột đã chia trong Word

Sau khi đã chia cột và muốn trở về trạng thái bình thường, bạn có thể thực hiện như sau:

Cách 1: Di chuyển con trỏ soạn thảo đến phần văn bản mà bạn muốn hủy chia cột => Chọn thẻ Layout => Chọn Columns => Chọn One là xong. Lúc này, đoạn văn bản mà bạn đã chia cột sẽ trở lại dạng bình thường.

Cách 2: Nếu bạn chỉ làm thử chia cột và muốn quay lại trạng thái trước đó, bạn chỉ cần nhấn tổ hợp phím Ctrl + Z để hoàn tác và khôi phục lại trạng thái trước khi chia cột.

Xem thêm: Tổng hợp các phím tắt trong Word

Đó là những bước cơ bản để chia cột một cách nhanh chóng và đơn giản. Bằng cách sử dụng tính năng này, bạn có thể tạo ra những văn bản có cấu trúc rõ ràng và chuyên nghiệp hơn. Hy vọng bài viết này, Chanh Tươi Review đã giúp bạn hiểu rõ hơn về cách chia cột trong Word và áp dụng thành công vào công việc của mình.