Viết tắt trong Word: hướng dẫn thiết lập và xóa bỏ 2024

Viết tắt trong Word - Autocorrect là một tính năng hữu ích giúp bạn tiết kiệm thời gian và công sức khi soạn thảo văn bản. Bạn có thể tạo ra những từ viết tắt cho những cụm từ hay sử dụng và Word sẽ tự động chuyển đổi chúng thành cụm từ đầy đủ khi bạn gõ. Trong bài viết này, Chanh Tươi Review sẽ hướng dẫn mọi người chi tiết các bước thiết lập Autocorrect, cùng xem và ứng dụng ngay thôi nhé!

Các ưu điểm của việc sử dụng Autocorrect trong Word

Viết tắt là một tính năng hữu ích cho phép bạn tạo ra các từ, cụm từ hoặc câu ngắn gọn từ các ký tự hoặc phím bạn nhập trong Word. Bằng cách sử dụng viết tắt, bạn có thể tiết kiệm thời gian, nâng cao hiệu quả và tránh lặp lại nội dung. Các lợi ích của việc sử dụng viết tắt trong Word bao gồm:

• Tăng tốc độ gõ: Bạn không cần phải gõ toàn bộ các từ hoặc cụm từ mà chỉ cần nhập một số ký tự hoặc phím đã được định nghĩa trước. Ví dụ, bạn có thể đặt viết tắt "bt" cho "báo cáo tài chính" và khi bạn nhập "bt" trong Word, nó sẽ tự động chuyển thành "báo cáo tài chính".
• Giảm sai sót chính tả: Bạn không cần phải lo lắng về việc đánh máy sai các từ hoặc cụm từ khó hoặc dài. Ví dụ, bạn có thể đặt viết tắt "ht" cho "hợp đồng thuê nhà" và khi bạn nhập "ht" trong Word, nó sẽ tự động chuyển thành "hợp đồng thuê nhà" mà không có lỗi chính tả.
• Thống nhất nội dung: Bạn có thể đảm bảo rằng các từ hoặc cụm từ được sử dụng nhất quán trong toàn bộ văn bản. Ví dụ, bạn có thể đặt viết tắt "tn" cho "thương hiệu nổi tiếng" và khi bạn nhập "tn" trong Word, nó sẽ tự động chuyển thành "thương hiệu nổi tiếng" mà không có sự khác biệt về cách viết..

Hướng dẫn các bước thiết lập Autocorrect viết tắt trong Word

Để bật chế độ gõ tắt trong Word, bạn chỉ cần sử dụng tính năng AutoCorrect Options có sẵn trong ứng dụng Word. Dưới đây là hướng dẫn chi tiết:

Bước 1: Mở Word và chọn File.

Bước 2: Chọn Options.

Lưu ý: Đối với Word 2007, để mở Options, bạn nhấn vào biểu tượng Microsoft ở góc trái màn hình, sau đó chọn Word Options.

Bước 3: Trong cửa sổ Options, chọn Proofing từ danh sách bên trái.

Bước 4: Nhấn vào AutoCorrect options trong phần AutoCorrect options.

Bước 5: Trong màn hình AutoCorrect English, chọn tab AutoCorrect. Điền cụm từ viết tắt cần thay thế vào mục Replace và nhập nội dung cụm từ thay thế vào mục With. Cuối cùng, nhấn Add.

Hướng dẫn xóa bỏ viết tắt trong Word

Bên cạnh đó, khi không sử dụng các từ viết tắt đã cài đặt, bạn có thể dễ dàng loại bỏ chúng. Các bước để xóa thiết lập viết tắt Autocorrect trong Word khá giống như việc thêm từ viết tắt.

Sau khi mở hộp thoại "Autocorrect: Tiếng Anh (Hoa Kỳ)", chọn tab "Autocorrect". Cuộn xuống dưới, bạn sẽ thấy danh sách các từ viết tắt bạn đã thêm. Tại đây, kéo xuống và tìm trong danh sách từ viết tắt mà bạn muốn xóa. Sau đó, nhấn "Delete" và "Ok" để hoàn tất quá trình xóa thiết lập viết tắt trên Word.

Cách thiết lập viết tắt cho các ký tự đặc biệt trong Word

Do tính chất đặc biệt của công việc, việc soạn thảo văn bản thường đòi hỏi sử dụng các ký tự đặc biệt. Tuy nhiên, việc nhập chúng vào văn bản thường gặp khó khăn và tốn thời gian. Bạn đang tìm kiếm cách để tối ưu hóa công việc mà chưa tìm ra phương pháp? Hãy lưu ý và thực hiện các bước dưới đây.

Các ký tự đặc biệt có sẵn trong AutoCorrect

Để mở hộp thoại 'Autocorrect', bạn thực hiện các bước tương tự như hướng dẫn ở phần trước và chọn tab 'Math Autocorrect'. Tại đây, bạn cuộn xuống để thấy bảng từ viết tắt đã được cài đặt sẵn. Chọn ký tự bạn muốn sử dụng trong bảng đó và sau đó nhấn nút 'OK'.

Cài đặt các từ viết tắt trong Word cho ký tự đặc biệt

Bước 1: Trên thanh công cụ, chọn "Insert" và sau đó lựa chọn "Symbol" => More symbol

Bước 2: Khi bảng ký hiệu đặc biệt xuất hiện, chọn ký tự bạn muốn thiết lập viết tắt trên Word, sau đó nhấn "Insert".

Bước 3: Bôi đen và sao chép ký tự đã chọn.

Bước 4: Mở hộp thoại "Autocorrect" bằng cách thực hiện các bước tương tự như ở trên, sau đó chọn tab "Math Autocorrect". Dán ký tự đã sao chép vào ô ở cột bên phải và nhập từ viết tắt mong muốn vào ô ở cột bên trái. Nhấn "Replace" để thiết lập viết tắt với ký tự đặc biệt vừa chọn.

Bước 5: Bấm "Ok" ở cuối hộp thoại.

Bạn có thể lặp lại quy trình trên với bất kỳ ký tự nào theo sở thích cá nhân để tạo viết tắt Autocorrect trong Word. Đặc biệt, việc thiết lập viết tắt với các ký tự đặc biệt sẽ giúp tăng tốc quá trình gõ văn bản của bạn.

Sử dụng bộ gõ Unikey để thiết lập viết tắt

Ngoài cách thiết lập viết tắt bằng chính phần mềm trong Word , bạn cũng hoàn toàn có thể sử dụng Unikey để thiết lập bộ gõ tắt trong Word. Để thực hiện điều này, trước hết, bạn cần tải và cài đặt Unikey để hỗ trợ gõ tiếng Việt trên máy tính.

Hiện nay, Unikey là một phần mềm hỗ trợ gõ tiếng Việt rất phổ biến trên hệ điều hành Windows, và có thể áp dụng trên hầu hết các ứng dụng khác trên máy tính. Bạn có thể tìm kiếm và tải Unikey trên Internet, sau đó cài đặt nhanh chóng tại nhà. Sau khi cài đặt xong, bạn mở Unikey để thực hiện các bước thiết lập viết tắt trên Word như sau:

Bước 1: Trong giao diện chính của Unikey, chọn mục "Mở rộng".

Bước 2: Chọn "Bảng gõ tắt".

Bước 3: Trong hộp thoại Macro Definition, nhập từ gõ tắt và từ thay thế. Sau đó, nhấn "Thêm" và "Lưu". Lặp lại thao tác này cho các từ bạn muốn thiết lập gõ tắt trong Word.

Bước 4: Khi hoàn thành, quay lại mục "Tùy chọn gõ tắt" ban đầu, tích vào cả hai ô "Cho phép gõ tắt" và "Cho phép gõ tất cả khi gõ tiếng Việt".

Bước 5: Chọn "Đóng" trong giao diện chính của Unikey để hoàn tất quá trình thiết lập viết tắt bằng Unikey trong Word và bắt đầu sử dụng.

Một số điều cần lưu ý khi thiết lập viết tắt trong Word

Viết tắt là một tính năng hữu ích trong Word, cho phép bạn tạo ra những từ hoặc cụm từ ngắn gọn để thay thế cho những đoạn văn bản dài và phức tạp. Tuy nhiên, khi thiết lập Autocorrect trong Word, bạn cần lưu ý một số điều sau:

• Đảm bảo rằng viết tắt không trùng lặp với những từ thông dụng trong văn bản của bạn. Nếu không, bạn sẽ gặp khó khăn khi muốn nhập những từ đó mà không bị thay thế bởi viết tắt.
• Chọn những viết tắt dễ nhớ và có liên quan đến nội dung của đoạn văn bản thay thế. Bạn nên tránh sử dụng những ký tự đặc biệt hoặc những ký tự không phải là chữ cái trong viết tắt.
• Thiết lập viết tắt cho những đoạn văn bản thường xuyên sử dụng hoặc có tính chuyên ngành cao. Bạn không nên lạm dụng viết tắt cho những đoạn văn bản đơn giản hoặc phổ biến, vì điều đó sẽ làm giảm tính minh bạch và chính xác của văn bản.
• Kiểm tra lại viết tắt trước khi sử dụng. Bạn có thể xem trước đoạn văn bản thay thế bằng cách di chuyển con trỏ chuột đến viết tắt và nhấn phím F9. Nếu bạn muốn hủy bỏ viết tắt, bạn có thể nhấn Ctrl + Z ngay sau khi nhập viết tắt.
• Phân biệt giữa chữ hoa và chữ thường khi thiết lập viết tắt. Ví dụ: nếu bạn đặt viết tắt là "tr", thì việc nhập "Tr" sẽ không thay thế. Cần lưu ý rằng các chữ cái khác nhau về kiểu chữ cần phải có các thiết lập riêng biệt.
• Hãy kiểm tra kỹ các thiết lập viết tắt có sẵn trong Word để tránh xung đột và nhầm lẫn khi sử dụng. Nếu có trùng lặp, bạn cần xóa các thiết lập cũ và đặt lại. Ví dụ, Word thường đã đặt sẵn viết tắt "tm" là "™".
• Để đảm bảo an toàn, bạn có thể sao lưu các thiết lập viết tắt của mình để có thể khôi phục chúng khi chuyển đổi giữa các thiết bị. Bạn có thể thực hiện việc sao lưu bằng cách xuất file Normal.dotm từ thư mục Templates của Word.

Trên đây là cách bạn có thể thiết lập Autocorrect trong Word để tiết kiệm thời gian và công sức khi soạn thảo văn bản. Bằng cách sử dụng tính năng này, bạn có thể tạo ra những từ viết tắt riêng cho những cụm từ hay sử dụng và Word sẽ tự động chuyển đổi chúng thành văn bản đầy đủ khi bạn gõ. Bạn cũng có thể chỉnh sửa hoặc xóa những từ viết tắt đã tạo nếu muốn. Hy vọng bài viết này, Chanh Tươi Review đã giúp bạn hiểu rõ hơn về cách sử dụng Autocorrect viết tắt trong Word và cách áp dụng nó vào công việc của bạn.