Scan là gì? Công dụng của scan và cách để scan được ảnh và giấy tờ

Hiện nay, chúng ta có xu hướng sử dụng dữ liệu bản mềm nhiều hơn, mà để biến bản cứng thành bản mềm chúng ta cần phải scan. Vậy scan là gì? Bản scan là gì? Scan có công dụng như thế nào? Hãy cùng theo dõi bài viết dưới đây và cùng khám phá các bước để scan ảnh và tài liệu nhé! 

Scan là việc chuyển các dữ liệu trên các loại giấy tờ, tài liệu (tạp chí, văn bản,…) hay hình ảnh trên giấy thành hình ảnh, dữ liệu, file lưu trữ trên máy tính, điện thoại. Scan hoạt động ngược lại với photocopy. Nếu như photocopy là chuyển văn bản, hình ảnh bản mềm thành bản cứng thì scan là chuyển giấy tờ bản cứng thành bản mềm, nhằm mục đích lưu trữ và chia sẻ dữ liệu dễ dàng hơn.

Máy Scan có cách thức hoạt động tương tự với máy Photocopy, một thiết bị sự dụng tích điện kép để thu lấy hình ảnh điện tử của 1 trang giấy bằng cách biến cường độ sáng phản xạ từ đó lên thành thông tin dạng số, rồi thành các file để lưu trữ trên máy tính, điện thoại.

Scan ảnh, tài liệu là gì?

Để đi sâu tìm hiểu hơn về các loại scan, chúng ta hãy cùng nhau khám phá xem scan ảnh là gì, scan giấy tờ là gì hay scan tài liệu là gì nhé!

Scan ảnh, tài liệu là việc chuyển những tấm ảnh, tài liệu (sách, văn bản, hợp đồng….) thành những file dữ liệu trên máy tính để dễ dàng di chuyển, chuyển đổi dữ liệu, tìm kiếm và lưu trữ dữ liệu được mãi mãi. Không lo bị hỏng, mất, phai màu, rách, đặc biệt scan tài liệu giúp bảo mật dữ liệu của bạn tốt hơn.

Đối với các doanh nghiệp đã hoạt động lâu năm, số lượng công văn, hợp đồng, hồ sơ ngày càng nhiều, có những giấy tờ quan trọng cần lưu giữ lâu có nguy cơ bị thất lạc, hư hỏng thì Scan tài liệu là hình thức tốt nhất để giảm thiểu các rủi ro này. Ngoài ra việc scan tài liệu, số hóa tài liệu còn giúp tiết kiệm không gian lưu trữ cho doanh nghiệp giúp ích cho việc tìm kiếm và quản lý tài liệu. Và còn giúp ích khi chúng ta “Work from home” trong đợt dịch này.

Khi scan các tài liệu xong, chúng ta sẽ có được một file scan. Vậy file scan là gì? Khi thao tác hết tất cả các bước scan chúng ta sẽ có được một file scan được lưu trữ trên máy tính mà có kết nối với máy scan, file này thông thường sẽ ở dạng pdf hay có thể ở một dạng khác tùy vào lựa của người thực hiện scan. Và khi đã ở bản mềm lưu trữ trên máy tính sẽ mang lại rất nhiều lợi ích cho doanh nghiệp cũng như nhân viên của họ.

Công dụng của Scan

Qua phân tích ở trên, chúng ta đã hiểu scan nghĩa là gì? Từ đó cũng không khó để chúng ta suy đoán ra những công dụng của scan. Scan mang lại cho chúng ta nhiều công dụng, đó là:

Thứ nhất, lưu trữ được các tài liệu quan trọng

Thời gian lâu dần, tại doanh nghiệp sẽ tốn một khoảng không gian để lưu trữ các tài liệu, mà phương thức lưu trữ tài liệu truyền thống này thường xảy ra vấn đề thất lạc, đặc biệt là những tài liệu lâu năm. Do đó, lựa chọn scan để các tài liệu đều được số hóa và lưu trữ dễ dàng trên máy sẽ là một lựa chọn được rất nhiều chủ doanh nghiệp dùng.

Thứ hai, bảo đảm an toàn thông tin

Sau khi đã scan tài liệu hoặc ảnh, chúng sẽ ở dạng file pdf, lúc này chúng có thể cài đặt mã truy cập giúp tài liệu được bảo mật an toàn. Chỉ những người được cấp quyền truy cập mới có thể đọc được tài liệu.

Thứ ba, giúp việc tìm kiếm tài liệu được thuận tiện, nhanh chóng

Việc chuyển các tài liệu từ bản cứng sang các tệp file bản mềm trong máy khiến cho việc sắp xếp thông tin dễ dàng, thuận tiện và hiện đại hơn.

Bên cạnh đó, sau khi scan tài liệu có thể chia sẻ qua mail, đám mây hoặc các ứng dụng bên thứ ba điều đó giúp bạn dễ dàng truy cập tài liệu, thông tin từ xa mọi lúc, mọi nơi mà không cần phải có mặt trên công ty. 

Thứ tư, cải thiện hiệu suất làm việc của nhân viên

Với phương pháp lưu trữ truyền thống sẽ tốn rất nhiều thời gian để tìm tài liệu, khi được scan, tài liệu sẽ được lưu trữ linh hoạt hơn. Công việc tìm kiếm nhanh chóng, tiết kiệm thời gian cho nhân viên để có thể xử lý những công việc khác.

Các bước scan

Bước 1: Đặt tài liệu vào máy scan

Sau khi kết nối máy tính vào máy scan, hãy mở nắp máy scan lên, sau đó úp bề mặt của tài liệu hay hình ảnh cần scan vào mặt kính ngay ngắn theo đúng vị trí đánh dấu trên máy.

Bước 2: Điều chỉnh cài đặt máy scan trên phần mềm scan

Bạn hãy mở phần mềm scan để điều chỉnh scan tài liệu theo mong muốn (trắng đen hoặc màu, kích thước bản scan,...). Sau đó, bạn nhấn nút scan trên phần mềm hoặc trực tiếp trên máy scan.

Sau khi tài liệu được scan xong trên phần mềm sẽ cung cấp cho bạn một số tùy chọn chỉnh sửa khác như điều chỉnh xoay ảnh. Và bạn có thể lưu theo định dạng file mình mong muốn hoặc để mặc định.

Bước 3: Chỉnh sửa tài liệu

Sau khi tài liệu của bạn đã scan xong, bạn có thể sử dụng chương trình như Adobe Acrobat để chuyển đổi các file thành file PDF hoặc ghép lại thành một tài liệu có nhiều trang. Ngoài ra bạn có thể thiết lập Acrobat để tìm các văn bản cần scan. Ngoài ra, bạn cũng có thể khắc phục hình ảnh như độ sáng, độ nhòe, rõ nét,...

Như vậy qua bài viết trên, chúng ta đã hiểu được scan là gì, công dụng cũng như các bước để scan tài liệu hoặc ảnh. Chúc các bạn thành công!