Microsoft Access là gì? Những thông tin cơ bản bạn nên biết

Microsoft Access là gì? Bạn đã biết chưa? Access là một phần mềm giúp bạn tạo ra và quản lý các cơ sở dữ liệu một cách chuyên nghiệp với các chức năng đa dạng. Microsoft Access là một thành viên của dòng ứng dụng Microsoft 365 và là một công cụ năng suất mạnh mẽ dành cho người dùng doanh nghiệp. Giống như Microsoft Excel, Access cho phép bạn xem và chỉnh sửa dữ liệu. Nhưng Access mạnh hơn Excel và có thể xử lý nhiều dữ liệu hơn cùng một lúc.

Cùng Chanh Tươi tìm hiểu nhiều hơn về ứng dụng này qua bài phân tích dưới đây.

1. Microsoft Access là gì?

Access là viết tắt của phần mềm Microsoft Access một hệ thống quản lý cơ sở dữ liệu (DBMS) hoặc một hệ quản lý cơ sở dữ liệu quan hệ (RDBMS – Relational Database Management System) giúp người dùng lưu trữ và quản lý thông tin (RAD – Rapid Application Development). Access sử dụng Microsoft Jet Database Engine và là một phần của bộ ứng dụng Microsoft Office và được sử dụng rộng rãi trên các hệ điều hành Windows.

Microsoft Access giúp cập nhật, chỉnh sửa thông tin nếu cần thiết và xuất dữ liệu báo cáo. Giống như Microsoft Excel, MS Access cho phép xem và chỉnh sửa dữ liệu. Nhưng Access cho phép bạn thực hiện các tác vụ phức tạp hơn, làm việc với một mảng thông tin lớn hơn.

Chức năng chính của Microsoft Access

Phần mềm Microsoft Access không chỉ có những tính năng cơ bản mà còn cập nhật thêm những tính năng chi tiết giúp cho việc tạo bảng thuận tiện hơn. Với hệ thống Microsoft Access, người dùng có thể phát triển một hệ thống quản lý thông tin dành cho các doanh nghiệp vừa và nhỏ. Microsoft Access còn có thể giúp quản trị dữ liệu trong một số mảng của doanh nghiệp lớn như quản lý thông tin trạng thái bán hàng, quản lý đơn hàng, thông tin sản phẩm, thông tin đặt hàng,…

Bên cạnh đó, Access còn có thể hỗ trợ khả năng phát triển giao diện người dùng cơ bản và dễ dàng hơn trong quá trình nhập dữ liệu và lưu vào các bảng.

Một số chức năng chính của Access là:

• Chức năng tự động tạo bảng cho phù hợp với thông tin.
• Chức năng lưu trữ thông tin.
• Chức năng nhắc nhở cập nhật thông tin.
• Chức năng đưa kết quả và xuất thông tin.
• Chức năng thiết lập các mối quan hệ giữa các bảng với nhau.

Ưu điểm của Microsoft Access là gì?

Ưu điểm của phương pháp quản lý tài liệu bằng Access: Phù hợp với nhiều người dùng bởi dễ sử dụng, thuận tiện. Khả năng bảo mật dữ liệu tốt. Có khả năng liên kết với nhiều nguồn dữ liệu bên ngoài như các hệ thống cơ sở dữ liệu, các tệp văn bản, bảng tính Excel, thuận tiện cho việc tra cứu và sử dụng tài liệu.

2. Microsoft Access khác biệt so với Excel như thế nào?

Cả Microsoft Excel và Access đều có thể được sử dụng để lưu trữ dữ liệu, vì vậy nhiều người nghĩ chúng có thể khá tương đồng. Nhưng trên thực tế, chúng hoàn toàn khác nhau.

Excel là một chương trình bảng tính chủ yếu được sử dụng cho các dự án riêng lẻ và để thực hiện những phép tính ngắn gọn. Hầu hết người dùng Excel chỉ làm việc với vài chục đến vài trăm ô dữ liệu cùng một lúc. Và Excel là lựa chọn tuyệt vời để vẽ đồ thị và lập biểu đồ cho các phép tính và điểm dữ liệu đó.

Mặt khác, Microsoft Access được tạo ra để lưu trữ và quản lý số lượng lớn dữ liệu ở dạng giúp dễ dàng truy xuất và sử dụng trong các ứng dụng khác nhau. Trong khi người dùng Excel nhập trực tiếp vào bảng tính của họ, thì cơ sở dữ liệu Access được thao tác với các biểu mẫu và truy vấn được tạo sẵn. Hầu hết các doanh nghiệp cũng kết nối Access với những ứng dụng khác, vì vậy khi các ứng dụng khác đó tạo dữ liệu, nó sẽ tự động được chuyển sang Access.

3. Cách sử dụng Microsoft Access

Access lưu trữ dữ liệu của nó trong các bảng. Bạn có thể xây dựng một cơ sở dữ liệu duy nhất bao gồm tất cả dữ liệu cho toàn bộ dự án - cơ sở dữ liệu này thường được gọi là cơ sở dữ liệu "phẳng".

Tuy nhiên, hầu như luôn dễ dàng hơn khi tạo nhiều bảng, mỗi bảng chứa các phần tử của dữ liệu cần được theo dõi cho một dự án (ví dụ, một doanh nghiệp có thể duy trì các bảng riêng biệt cho dữ liệu sản phẩm, đơn đặt hàng, khách hàng và thông tin vận chuyển). Mỗi bảng có thể liên quan và kết nối với nhau - đây được gọi là cơ sở dữ liệu quan hệ, cho phép các nhà phát triển tạo nhiều cơ sở dữ liệu tương đối đơn giản và liên hệ chúng với nhau.

Cách sử dụng Microsoft Access là gì? Hướng dẫn chi tiết?

- Tạo cơ sở dữ liệu:

• Bước 1: Chọn File trên thanh công cụ của Microsoft Access -> Chọn New. Tại các bản cập nhật mới, bạn có thể mở một cơ sở dữ liệu trống và chọn một mẫu có sẵn.
• Bước 2: Đặt tên File tương ứng với nội dung có trong dữ liệu để dễ dàng hơn trong việc phân biệt và quản lý các dữ liệu khác nhau có trong Microsoft Access. Nếu bạn muốn đổi tên file thì chọn File (file này trong folder đã lưu) -> chọn Rename.

- Nhập dữ liệu:

• Bước 1: Xác định thông tin dữ liệu để xác định cấu trúc dữ liệu đồng thời tìm một hình thức cơ sở dữ liệu một cách hợp lý. Các loại định dạng dữ liệu có thể thấynhư kiểu bảng, kiểu truy vấn, kiểu báo cáo,..
• Bước 2: Nhập nội dung vào từng dạng riêng biệt để tạo bảng đầu tiên. Bạn nên bắt đầu nhập vào bảng bằng cách sao chép nội dung, dán nội dung hoặc nhập thủ công. Các dữ liệu này sẽ được điền thành từng cột riêng biệt và các hồ sơ sẽ được điền thành từng hàng riêng biệt.
• Bước 3: Microsoft Access có thể giúp bạn chia sẻ và lấy được thông tin từ một dữ liệu khác bằng cách thực hiện sau: Chọn Tab External Data -> Chọn tập tin muốn nhập dữ liệu -> Chuyển tới vị trí chứa dữ liệu -> Xác định vị trí lưu mới.
• Bước 4: Chèn các cột, bảng bằng các thanh công cụ có trong Microsoft Access.

- Thiết lập mối quan hệ giữa các bảng:

• Bước 1: Bạn cần hiểu rõ được các hoạt động của các khoá. Mỗi cột bảng sẽ có một mục riêng. Cột ID được Access tạo ra để tăng số lượng mỗi mục chính là khoá chính. Bảng cũng chứa khoá ngoài.
• Bước 2: Chọn Tab -> Chọn Database Tools -> Chọn Relationship
• Bước 3: Nhấn giữ chuột từ bảng này tới một bảng khác để tạo ra mối liên hệ giữa chúng. Khi tạo liên hệ, chọn mục Enforce Referential Integrity.

- Tạo truy vấn lựa chọn tiêu chuẩn:

• Bước 1: Mở công cụ Query Design -> Chọn Create -> Tiếp tục công việc thiết kế truy vấn.
• Bước 2: Chọn The Show Table -> Nhấn chuột vào bảng cần chạy truy vấn lựa chọn tiêu chuẩn -> Chọn Close
• Bước 3: Thêm một trường được tạo ra -> Nhấn chuột và chọn cột truy vấn -> Chọn Design.
• Bước 4: Thêm những tiêu chuẩn cần thiết (Bạn có thể lựa chọn các kiểu tiêu chuẩn khác nhau).
• Bước 5: Chọn Design -> Chọn Run để xem kết quả và chọn Ctrl + S để lưu truy vấn.

- Tạo và dùng biểu mẫu: Thông thường, người dùng thường lựa chọn thiết lập biểu mẫu để việc sử dụng và quan sát dữ liệu trở nên dễ dàng hơn.

• Bước 1: Chọn bảng cần sử dụng để tạo biểu mẫu.
• Bước 2: Chọn Form trong một Tab mới -> tạo một biểu mẫu tự động trong các trường của bảng.Bước 3: Điều hướng các biểu mẫu mới bằng nút mũi tên ở phía 
• trên cùng có khả năng di chuyển các hồ sơ.

- Tạo một báo cáo:

• Bước 1: Chọn một bảng hoặc một truy vấn
• Bước 2: Nhập một tab mới
• Bước 3: Thiết lập nguồn cho các báo cáo trống.
• Bước 4: Thêm các trường vào báo cáo.
• Bước 5: Thêm các nhóm vào báo cáo.
• Bước 6: Lưu và chia sẻ báo cáo.

4. Các đối tượng trong Microsoft Access

• Bảng (Table): Bảng cho phép lưu trữ dữ liệu. Mỗi bảng sẽ bao gồm nhiều cột (column) hay còn gọi là trường (field). Các cột sẽ có kiểu dữ liệu khác nhau tùy vào ý nghĩa dữ liệu cột đó thể hiện, bạn cũng có thể điều chỉnh kiểu dữ liệu phù hợp cho chúng.
• Truy vấn (Query): Truy vấn giúp tìm kiếm, truy xuất, sắp xếp dựa vào các điều kiện mà bạn muốn dữ liệu hiển thị ra như thế nào. Bạn có thể kết hợp truy xuất dữ liệu từ nhiều bảng dựa vào mối liên kết giữa chúng.
• Biểu mẫu (Form): Biểu mẫu cho phép chúng ta thiết kế cho việc nhập, hiển thị thông tin hoặc điều khiển ứng dụng. Bạn có thể tự động hóa quy trình làm việc trên dữ liệu dựa vào lập trình VBA và gán các tác vụ đó vào biểu mẫu.
• Báo cáo (Report): Báo cáo giúp người dùng tạo và tùy chỉnh, định dạng, tính toán, tổng hợp thông tin và xuất ra kết quả.

Hướng dẫn chi tiết cách tạo mục lục trong word

Những tính năng tuyệt vời được xây dựng trên Microsoft Access để người dùng giúp cập nhật, chỉnh sửa thông tin nếu cần thiết và xuất dữ liệu báo cáo thật là tiện lợi. Qua bài viết của Chanh Tươi bạn đã hiểu khái niệm của Microsoft Access là gì? Và cách sử dụng hiệu quả Microsoft Access.